การควบคุบการใช้เอกสาร

ความสำคัญการใช้เอกสาร เอกสารเป็นงานที่มีความสำคัญต่อการบริหารธุรกิจทุกประเภท เนื่องจากในการติดต่อธุรกิจใด ๆ ก็ตาม ต้องอาศัยการติดต่อสื่อสารระหว่างกัน เครื่องมือที่ใช้ในการติดต่อสื่อสารที่สำคัญได้แก่ จดหมาย บันทึก โทรเลข โทรสาร โทรพิมพ์ โทรศัพท์ เทเลกซ์ เป็นต้น โดยเฉพาะในปัจจุบันซึ่งเป็นยุคแห่งข้อมูลข่าวสาร ยุคแห่งโลกไร้พรมแดน ได้มีการนำเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาใช้ในการปฏิบัติงานและการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจ เช่น การใช้ระบบประมวลผลข้อมูลในการปฏิบัติงาน การติดต่อสื่อสารด้วยระบบกลุ่มหรือเครือข่าย (Group or Network) เช่นการใช้ระบบ LAN (Local Area Network) ในการติดต่อสื่อสารภายในหน่วยงาน หรือการใช้ระบบ WAN (Wide Area Network) ในการติดต่อสื่อสารระหว่างเมืองหรือระหว่างประเทศ โดยการติดต่อในรูปเครือข่ายโทรศัพท์ และ Internet ที่รู้จักกันอย่างแพร่หลายในปัจจุบันก็คือ Electronic mail หรือ E – mail ดังนั้น ข้อมูลข่าวสารที่เกิดขึ้นภายในหน่วยงานหรือจากภายนอกหน่วยงาน ที่อาจปรากฎในรูปของเอกสารหรือรูปลักษณะใดๆ ก็ตาม ล้วนแต่มีประโยชน์ต่อการปฏิบัติงานทั้งสิ้น นอกจากนี้เอกสารมิใช่เพียงแต่มีประโยชน์ในการดำเนินงานเพียงครั้งเดียวเท่านั้น แต่ยังสามารถนำมาใช้ประโยชน์ในการดำเนินงานซ้ำ การนำมาอ้างอิง หรือใช้เป็นหลักฐานสำคัญในการดำเนินการใดๆ ในอนาคตได้อีกด้วย