แนวคิด

แนวคิดการควบคุมการใช้เอกสาร
1. ระบบการจัดการเอกสารที่ใช้ในสำนักงาน ครอบคลุมกระบวนการต่างๆ นับตั้งแต่การผลิต การเผยแพร่ การใช้ การจัดเก็บ การค้นคืนและการกำจัด เพราะเอกสารถือเป็นเครื่องมือสำคัญในการสื่อสารภายในสำนักงานและองค์การ เอกสารเป็นสื่อที่บรรจุสารสนเทศ เพื่อช่วยให้สำนักงานดำเนินการได้ตามภารกิจที่ได้วางไว้2. ระบบการผลิตเอกสารแบ่งออกเป็น ระบบประมวลคำ ระบบดีทีพีหรือการพิมพ์ตั้งโต๊ะ และระบบการจัดทำสำเนาเอกสาร และครอบคลุมไม่ว่าเอกสารจะอยู่ในรูปแบบหรือสื่อประเภทใด3. ระบบจัดเก็บและค้นคืนครอบคลุมระบบที่ช่วยในการจัดเก็บเอกสารที่ใช้ในสำนักงาน เพื่อเอื้อประโยชน์ในการค้นคืน โดยวิเคราะห์เนื้อหาและประเภทของเอกสารเพื่อใช้ในการจำแนกหมวดหมู่ของเอกสาร และกำหนดวิธีการในการค้นคืน4. เอกสารที่ได้จัดเก็บไว้ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเอกสารได้อย่างรวดเร็ว สะดวกและทันต่อเหตุการณ์